Основы электронного документооборота в образовательной организации ☼

Автор: Булгаков Сергей Станиславович

Введение

В последнее время  в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота.

Современные информационные технологии предоставляют огромные возможности образовательным учреждениям в области повышения эффективности организации учебного процесса и оптимизации работы его административных подразделений. Использование средств автоматизации учебного процесса дает возможность выполнить работу быстро и без ошибок, которые неизбежны при «ручной» обработке больших массивов информации.

Многие образовательные учреждения уже осознали необходимость внедрения автоматизированных средств управления учебным процессом и некоторые из них даже приняли попытки самостоятельной разработки и внедрения подобных систем. Решение обозначенной задачи не такое простое, каким может показаться на первый взгляд - сложность управления учебным процессом заключается в том, что оценка качества управления и корректировка учебных планов, распределения нагрузки преподавателей, расписания занятий возможны только после завершения определённого цикла обучения (семестра, учебного года).

Использование автоматизированной системы управления учебным процессом позволяет координировать потоки информации, ускорять процессы её обработки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений.

I глава. Организация электронного документооборота

 в российских госучреждениях

Современные технологии проникли во все сферы деятельности человека. Двадцать лет назад Интернет и сотовые телефоны казались чем-то непонятным и недостижимым. На сегодняшний день уже сложно себе представить человека, который живет и не пользуется этими предметами. Повсюду внедряются новые технологии, в жизнь вошли такие понятия, как электронное правительство и электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повышает эффективность управления образовательным учреждением.

В настоящее время образовательные учреждения оказывают следующие электронные услуги: прием заявлений и зачисление детей в общеобразовательные учреждения; предоставление информации о порядке проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего и среднего (полного) общего образования, в том числе в форме единого государственного экзамена и о результатах ЕГЭ; предоставление информации об образовательных программах и учебных планах, рабочих программах учебных курсов, предметов, дисциплин (модулей), годовых, календарных, учебных графиках; предоставление информации о текущей успеваемости учащегося, ведение электронного дневника и электронного журнала успеваемости.

На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений образования также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин для этого много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа, на бумагу и копирование документов тратится немало средств; на подготовку и согласование документов уходит много времени.

Внедрение системы электронного документооборота решает все эти проблемы, а также позволяет обеспечить согласованную работу всех подразделений сферы образования; упростить работу с документами, повысить ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации.

Введение классного журнала в электронной форме — это попытка прийти к единому информационному пространству школы, в котором были бы объединены учителя, администрация, ученики и их родители.

В современной школе информационные технологии должны использоваться как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы, виртуальные экскурсии и лаборатории, электронный документооборот, электронные дневники, автоматизированные системы учета достижений учеников и учителей). Именно к такой структуре организации документооборота должны стремиться все учебные заведения.

II глава. Использование систем электронных журналов и дневников в   российских школах

Внедрение электронных форм отчетности в образовательную деятельность предусматривает практическое использование систем электронных журналов и дневников в большинстве школ страны, что должно обеспечить рост качества и повышение эффективности системы образования Российской Федерации в целом. [2, c.7] На сегодня в образовательных учреждениях субъектов Российской Федерации используется более десяти различных программных пакетов и сервисов.

Школьные социальные сети www.dnevnik.ru - предоставляют разнообразные функции для школьников, учителей и родителей, включающие: расписание уроков; электронный журнал; электронный дневник; домашние задания; школьный сайт и др.

У электронных дневников несколько типов. Самый распространенный и перспективный электронный дневник - сайт. Этот сайт – Интернет-портал, который позволяет родителями увидеть посещаемость своего ребенка и успеваемость, школьные информационные сообщения, например, о каком-либо предстоящем мероприятии, заданные домашние задания, родительские собрания, заметки классного руководителя (администрации или преподавателя учебного заведения).

Проект Дневник.ру предлагает ряд инструментов для организации дистанционного процесса обучения, что позволит школьникам, находясь дома, не отстать от программы и проявить способности к самостоятельному изучению предметов, перенести все классные мероприятия в виртуальное пространство и участвовать в них дистанционно (во время карантина).[4, c.2]

В настоящее время идет большая планомерная работа со всеми образовательными учреждениями по внедрению электронного документооборота в условиях реализации Национальной образовательной инициативы "Наша новая школа", модернизации и инновационного развития школы XXI века. Система "Наша новая школа" – это мониторинг образовательной деятельности, предоставляемых услуг, реализации образовательных стандартов и технологий обучения, оплаты труда учителей общеобразовательных школ, лицеев, гимназий по всей стране.[3, c. 4]

III глава. Проблемы внедрения электронного документооборота  в образовательные учреждения

Введение классного журнала в электронной форме - это попытка прийти к единому информационному пространству школы, в котором были бы объединены учителя, администрация, ученики и их родители. Отсюда следует первая проблема – это низкая скорость работы сети Интернет, отсутствие локальной сети внутри учебного заведения.

На сегодняшний день, даже в столичных городах России скорость подключения школ к сети Интернет различна, она колеблется в диапазоне от 128кбит/сек до 10мбит/сек. Высокая скорость Интернет в тех школах, в которых директора самостоятельно ведут переговоры с провайдерами и оплачивают их услуги. Такое состояние Интернет сети не позволяет в полной мере внедрять современные информационно-коммуникационные способы работы ни в системе управления образованием, ни тем более в образовательном процессе образовательного учреждения.

Вторая проблема: недостаточная техническая оснащенность образовательных учреждений. Полноценная работа с современными телекоммуникационными системами, организация образовательного процесса в сети Интернет требуют современных компьютеров (которые не затормаживает скорость Интернет), а также дополнительного оборудования для каждого рабочего места, минимально, это web-камеры, микрофоны, наушники.

Третья проблема. Недостаточная компетентность управленцев и работников  в системе образования в вопросах Интернет технологий.

Четвертая проблема.  Недостаточное обеспечение  образовательного процесса методическими рекомендациями, разработками по эффективному использованию Интернет технологий и современного оборудования в образовательном процессе. Подавляющее число учителей используют электронные доски и компьютеры также и для тех же целей, что и обычные доски и учебники.

Пятая проблема. Документооборот школ переходит в электронный формат, но отчетность школы остается бумажной.

Для того  чтобы решить проблемы, связанные с внедрением электронного документооборота в образовательные учреждения сама школа, в первую очередь,  должна стать технологически современной. Это значит, что информационные технологии должны войти в нее как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы, виртуальные экскурсии и лаборатории, электронный документооборот, электронные дневники, автоматизированные системы учета достижений учеников и учителей).  Создание Умной школы не возможно без обеспечения школы современным оборудованием,  повышения уровня квалификации работников образования в области Интернет технологий.

IV глава. Информатизация образования: плюсы и минусы

Информатизация образования имеет ряд дополнительных достоинств.

В совокупности они позволяют говорить о системном влиянии информатизации на образование. Совершенствуются методы и технологии формирования содержания образования. Система образования становится более гибкой, за счет автоматизации многих процессов, ее реакция на изменения в окружающем мире ускоряется. Современные методы организации учебного материала повышают эффективность его использования.

Повышается оперативность и адекватность механизмов управления системой образования. Наличие своевременной и достоверной информации, компьютерных инструментов для ее обработки и анализа позволяет принимать более взвешенные решения именно тогда, когда в них назрела необходимость. Мониторинг отклонений от заданных показателей лежит в основе этих процессов. Например, автоматическая обработка и анализ итоговой успеваемости позволяет администрации школы оперативно реагировать на проблемы, возникающие в учебном процессе.

За счет внедрения информационных технологий учебный процесс становится более индивидуализированным и дифференцированным, следовательно, более эффективным.

Информационные технологии позволяют по-новому организовать взаимодействие педагогов, учеников и родителей. Современные коммуникационные средства помогают превратить передачу знаний в совместную учебную деятельность, сблизить позиции педагогов и учеников, активизировать их творческий потенциал.

Этот перечень можно продолжать, но и перечисленных плюсов достаточно. Информатизацию следует считать перспективным направлением для всей системы образования.

Может сложиться впечатление, что внедрение и использование информационных технологий оправданно всегда и везде. Во многих случаях это почти так. Иногда это совсем не так, и бездумное внедрение приносит только вред.

Информационные технологии имеют ряд особенностей. Если их не учитывать, вреда можно принести больше, чем пользы.

Повсеместное использование информационных технологий приводит к свертыванию социальных контактов, сокращению практики социального взаимодействия и общения, развивает индивидуализм. В каком-то смысле, эти процессы объективны, и устранить их нельзя в принципе. Можно говорить о системе компенсирующих мероприятий, которые смогут существенно сгладить негативные тенденции.

Общение с компьютером сокращает живое общение педагогов и учеников, учеников между собой, и так ограниченное в учебном процессе. В результате ученик надолго замолкает при работе на компьютере. Это особенно характерно для студентов, обучающихся дистанционно. Орган объективизации мышления человека – речь – оказывается выключенным, обездвиженным в течение нескольких лет обучения. Студент не получает достаточной практики диалогического общения, формирования и формулирования мысли на профессиональном языке.

Наконец, нельзя забывать о том, что чрезмерное использование средств информационных технологий негативно отражается на здоровье. И в первую очередь, на здоровье детей, чьим неокрепшим организмам очень хочется, но никак непозволительно, проводить за компьютером по восемь часов в день.

Заключение

Подводя итоги, можно отметить, что на сегодняшний день электронный документооборот активно внедряется во все сферы информационной деятельности современного общества. Он стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.

Системы электронного документооборота качественно улучшают процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, существенно сокращают время рутинной работы с документами, позволяют образовательным учреждениям значительно облегчить учебно-производственную, методическую, воспитательную работу, а также работу системы менеджмента качества, усиливают контроль над деятельностью всех подразделений.

Использование современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. [5, c.7]

Список литературы

 1. Андрейченко, А.А. Технология реализация системы электронного документооборота вуза на основе объектно-ориентированной программной среды // «Новые информационные технологии». Тезисы докладов ХVII Международной студенческой конференции-школы-семинара. – М.: МИЭМ, 2009. – 399 с.

2. Ковалев, Д.А. Внутришкольный электронный документооборот и информационное взаимодействие [Текст] / Д.А. Ковалев // Директор школы. – 2007. – № 6. – С. 37-41. – ISSN 1562-1308.

3. Пахчанян, А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. – № 2.

4. Рождественская Л.    

5. Рождественская Л.   http://edugalaxy.intel.ru/?automodule=blog&blogid=8&showentry=16

6. Дневник – школьная образовательная сеть [Электронный ресурс]. – Режим доступа: .

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».