Применение информационных и офисных технологий в современном делопроизводстве. Работа №18058

УДК 004

Башкирова О.А., Ширяева Л.А.

Студенты 2 курса,

специальности:«Банковское дело »,

Академия маркетинга и социально-информационных технологий

ИМСИТ Россия (г. Краснодар)

Научный руководитель - Салменкова М.В.

Кандидат педагогических наук, преподаватель

Академия маркетинга и социально-информационных технологий

ИМСИТ Россия (г. Краснодар)

BashkirovaO.A.,ShiryaevaL.A.

2nd year student, specialty:

"Land and property relations»,

Academy of marketing and social information technologies

IMSIT Russia (Krasnodar)

Scientific supervisor-M. V. Salmenkova

Candidate of pedagogical Sciences, teacher

Academy of marketing and social information technologies

IMSIT Russia (Krasnodar)

ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ И ОФИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.

Аннотация. В данной статье рассмотрен процесс ведения делопроизводства. Говорится о правилах и порядке составления электронных документов и работы с ними. Особое внимание уделено применению в современном делопроизводстве информационных и офисных технологий.

Ключевые слова: документы, делопроизводство, информационные технологии, компьютер, электронный документооборот.

Annotation. This article describes the process of record keeping. It is a question of the rules and procedure for drafting electronic documents and working with them. Particular attention is paid to the use of information and office technologies in modern office work.

Keywords: documents, paperwork, information technology, computer, electronic document management.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.

Управление можно представить как последовательный процесс:

получения информации;

обработки информации;

принятия решения;

доведения решения до сведения исполнителей;

исполнения решения;

подведения итогов.

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов.Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления(ДОУ).1

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.2

На предприятии устанавливается порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на предприятии являются системой делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

обработки документов;

приемов в работе с документами.

Новые офисные программы разрабатываются и осуществляются на основе правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.)

Информационные технологии (ИТ, от англ. informationtechnology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.3

Чаще всего на предприятиях используются компьютеры и программное обеспечение для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации.

Существует три вида информационных систем по степени их автоматизации:

- ручные информационные системы;

- автоматизированные информационные системы (АИС);

- автоматические информационные системы.

Обычно термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

В самом начале внедрения информационных технологий в делопроизводство, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабных вопросов, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.

В современном делопроизводстве имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:

системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «

DocsVision

», и др.);

справочно-информационные (справочно-правовые) системы («

КонсультантПлюс

», «Гарант», и др.);

комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций:

изготовление и учет бумажных документов,

их перемещение по организации и отправка;

контроль работы с документами исполнителей;

уничтожение / хранение документов

связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, на смену операциям с бумажными документами приходят электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, а также стало основой для перехода к созданию принципиально новых схем управления.

Таким образом, один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.

Использованные источники:

Баласанян

, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Текст] / В.Э.

Баласанян

// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 15 – 18.

Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

Салменкова

М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования [Текст]:

автореф

.

дис

... канд.

пед

, наук / М.В.

Салменкова

. - Краснодар: гос. ун-т, 2004.-24с.

Башкирова О.А-1.docx

Ширяева Л.А.-2.docx

+79892941819lyudochra@mail.ru

Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования [Текст]: автореф. дис... канд. пед, наук / М.В. Салменкова. - Краснодар: гос. ун-т, 2004.-24с.

Баласанян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Текст] / В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 15 – 18.