Теоретические проблемы документоведения | Минхазеева Ксения Ильдаровна. Работа №262008

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Ахмадуллина И. А., кандидат педагогических наук, доцент, Набережночелнинский институт ФГАОУ ВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет» Минхазеева К. И., студент, Набережночелнинский институт ФГАОУ ВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет»

Аннотация: в данной статье рассматриваются и анализируются актуальные проблемы современного документоведения и выдвигаются задачи, которые необходимо решить в ближайшем будущем. Целью работы было раскрыть сущность и причины проблем документоведения на современном этапе.

Ключевые слова: документ, документоведение, документация, электронный документооборот.

Введение

Последняя треть 20-го и начало 21-го веков ознаменовались переходом ряда стран, в том числе России, к постиндустриальному информационному обществу, в котором задействовано большинство рабочих в информационном бизнесе информация является основным продуктом и товаром. Глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране за последние пятнадцать лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области социальных, гуманитарных наук и актуализацией ряда проблем. Все это относится к такой научной дисциплине, как документоведение. Управление записями тесно связано с практикой работы с записями, и это дает стимул для исследований в этой области. Со второй половины 90-х годов прошлого века профессия специалиста по документам оказалась одной из самых востребованных. Документация продолжает развиваться, но поскольку эта наука молодая, она содержит ряд проблем, актуальных в наше время и изучаемых ведущими специалистами в данной области. В этой статье мы рассмотрим современные проблемы документоведения, их сущность, причины этих проблем и способы их решения.

Современные проблемы документоведения

Мощные социокультурные и экономико-политические трансформации были вызваны глобальными процессами тотального распространения информационных и коммуникационных технологий: информация воспринималась как важный ресурс для развития современных цивилизаций, как высокодоходный товар, как средство манипулирования людьми и обществом, как инструмент власти, как оружие. Это предопределило переход человечества к следующему этапу развития - «информационному обществу».

Развитие современной науки управления происходит в рамках новых парадигм «информационное общество», «информационная экономика», «системы управления документами», «документация и информационные оболочки».

Документирование - относительно новая наука. Со второй половины 1990-х годов в России началась подготовка студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин данной специальности является курс делопроизводства. Все вопросы в этой области изучены недостаточно.

И поэтому на современном этапе возникает ряд актуальных проблем документооборота:

- отставание в развитии теоретических вопросов документоведения;

- изучение теории документооборота и документальной деятельности в России сдерживается узкими рамками управленческого, административного делопроизводства, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией;

- в стране достаточно узкий круг исследователей, занимающихся изучением вопросов документоведения;

- нерешенный вопрос о субъекте и объекте документоведения;

- утвержденная министерством образования РФ примерная программа курса по специальности «Документоведение и ДОУ» далека от совершенства;

- нет ни одного русского учебника по документообороту, за исключением нескольких разноплановых и небольших учебников;

- неполноценный методологический инструментарий, не отработанный концептуальный аппарат;

- нет нормативной базы;

- нет единого мнения по поводу понятия «документ»;

- понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и др. спорны;

- отечественные документалисты ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система»;

- проблема превращения документа в исторический источник;

- теория экспертизы ценности документов;

- общая классификация документов;

- недостаточная материальная база;

- документальное общение;

- вопросы подлинности и подделки документов;

- определение места дисциплины в системе наук;

- проблема высшего документального образования;

- проблемы взаимосвязи делопроизводства и архивоведения;

- вопрос доступа к документам;

- использование документов, содержащих персональные данные;

- проблемы стандартизации;

- проблемы безопасности электронных документов;

- проблемы с оформлением документов;

- проблемы автоматизации офисных процессов.

И это далеко не все проблемы документооборота на современном этапе развития этой науки. Мы определили только самые важные и самые большие, а также несколько мелких проблем.

Сущность, причины проблем документоведения на современном этапе

Потребность в специалистах по документам с высшим образованием на современном рынке труда обусловлена ​​растущей потребностью в профессиональной обработке различного рода информации, объемы которой постоянно увеличиваются.

В целом набор требований к выпускникам вузов варьируется в зависимости от объема их знаний. В 2000 году Министерство образование Российской Федерации утвердил Образовательный стандарт по специальности «Документооборот и документационное обеспечение управления», устанавливающий базовые требования к минимальному обязательному содержанию основной образовательной программы, требованиям к уровню подготовки выпускника и профессиональные характеристики менеджеров по документам. Согласно этому документу, «высшее учебное заведение самостоятельно разрабатывает и утверждает основную образовательную программу вуза по подготовке документа специалиста на основе этого государственного образовательного стандарта». Это дает университетам определенную свободу выбора и экспериментов. Но примерная программа этого курса далека от совершенства.

Сегодня в Российской Федерации документоведов выпускают более 70 вузов.

Не прекращаются дискуссии о том, какое образование - базовое или узкоспециализированное - требуется специалистам по документам. С одной стороны, рентабельность базового университетского образования очевидна: специалист с такой подготовкой имеет обширные теоретические знания и, следовательно, имеет возможность развиваться в самых разных сферах деятельности. Но мы не должны забывать, что каждая из этих сфер имеет свои особенности, для адаптации к которым требуется время и практический опыт. Специалисты с узкоспециализированной подготовкой изначально ориентируются на работу в определенной сфере, что исключает широкий выбор, но в то же время снижает потребность в адаптации. Невозможно с уверенностью сказать, какие специалисты наиболее востребованы российскими работодателями, иначе вопрос обсуждения был бы исчерпан.

Таким образом, вопрос о том, какое образование лучше всего подходит для специалистов по документам, остается открытым.

Существующие нормативные документы не «следят» за развитием научной сферы. Так, например, сами понятия «управление записями» и «документ» имеют разные определения, ни одно из которых не стало общепринятым [1]. Такое явление естественно для делопроизводства как развивающейся науки: «В процессе становления и развития теории документоведения необходимо преодолеть значительные трудности, в том числе не вполне разработанные методологические инструменты, и концептуальный аппарат, который еще не установлен, и противоречивый характер многих вопросов ... "[2]

Кроме того, динамизм окружающего мира и развитие технологий влекут за собой значительные изменения, которые вызывают новые вопросы. Что касается документоведения, это, прежде всего, изменения в сфере информационных технологий: разработка и внедрение электронного документооборота, автоматизированной обработки данных, развитие возможностей Интернета и многое другое. Все это надо не только учитывать, но и пытаться объяснить, классифицировать и ввести в научный оборот.

Вместе с тем, круг специализированной учебной литературы, в которой освещаются проблемы теории и практики документоведения, весьма ограничен, что создает определенные трудности в процессе обучения. Студенты должны искать необходимую информацию в журналах, экономической, юридической и другой литературе, относящейся к области документации. С одной стороны, это способствует развитию у студентов навыков самостоятельного поиска и работы с новыми материалами, выработке критериев их анализа и обработки. С другой стороны, в такой ситуации может возникнуть проблема адекватного восприятия полученной информации, поскольку необходимо работать с литературой, которая представляет собой бездокументарный подход к интересующим проблемам. Журналы (например, «Управление персоналом», «Секретарское дело», «Офисная работа» ориентированы в основном на офисных работников, которые уже имеют определенную базу профессиональных знаний и практического опыта.

Еще одна важная проблема, которая возникает во многих учебных заведениях - недостаточность материальной базы. Для качественного обучения документарных менеджеров необходимо широкое и современное техническое оснащение: от оргтехники до программного обеспечения.

Серьезное отставание в развитии теоретических вопросов документоведения объясняется как минимум двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране существует довольно узкий круг исследователей, занимающихся этой проблемой. Во-вторых, и это, пожалуй, самое главное - изучение теории документооборота и документальной деятельности в России сдерживается узкими рамками управленческого, административного делопроизводства, сторонники которого ограничивают свои исследования главным образом управленческим делом и делопроизводством.

Такая ограниченность объекта и объекта документооборота обусловлена ​​прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, которые во многом проходили изолированно, за «железным занавесом». Документооборот в Советском Союзе получил признание как научная дисциплина только во второй половине ХХ века. Этому предшествовал длительный период так называемого Практический документооборот, по мере развития процесса сбора эмпирического материала формировались подходы к его пониманию. В России он затянулся, в том числе из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. Ученые, изучающие проблемы документа, на протяжении многих десятилетий были вынуждены выполнять социальный заказ большевистского правительства. Термин «документоведение» появился в 1943 году. Фактически, для обозначения новой дисциплины он относил ее в основном к канцелярским проблемам. Это узкое понимание управления документами стало доминирующим и сохранялось все последующие десятилетия. Выйдя из-под гоголевской мантии, из архивной и офисной работы и изначально призванный решить все, прежде всего, неотложные оперативные вопросы, связанные с документооборотом советской командной системы, документооборот продолжает нести этот общий след, по-прежнему сосредотачиваясь на управленческой документации, делопроизводстве.

Между тем, на рубеже 19-20 веков бельгийский ученый Поль Отле, которого по праву считают отцом документальной науки, сформулировал более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включил в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, рисунки, карты, фотографии, рисунки и т. д., а также природные и технические предметы, находящиеся в музеях. Он рассматривал управленческую документацию только как «одну из ветвей «общей документации», созданную в результате конвергенции и после слияния библиографии, библиотечного дела, архивного дела и даже музеологии». В 20-е годы прошлого века такой подход разделял известный русский библиолог М.Н. Куфаев, который, однако, вместо термина «документ» употребил термин «книга», считая последнюю «вместилищем мыслей и слов человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому он также считал книги «иероглифами на сфинксах или на камнях храма и свитком папируса», а также листовки, газеты, свитки фонографов и граммофонные пластинки. Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие информатики, отечественные ученые снова обратились к широкой трактовке документа. Это было связано с тем, что во второй половине 20 века при изучении документа стал активно применяться системный подход, серьезное внимание уделялось информативности документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и а также, прежде всего, к углублению его понятия. Понимание необходимости углубленного развития общей теории документов, которое постепенно формируется среди отечественных экспертов по документам, еще не привело к созданию такой теории. Однако обнадеживает то, что необходимые предварительные условия выполнены, среди которых можно назвать зарождающийся подход к документу как многоуровневой информационной системе, которая представляет собой двойную единицу информации и материальный носитель; серьезный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

В то же время в процессе формирования и развития управления теоретическими записями необходимо преодолевать значительные трудности, в том числе не до конца разработанный методологический инструментарий, нестабильный понятийный аппарат и противоречивый характер многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документалистов нет единого мнения даже относительно такого базового понятия, как документ. Понятия «электронный документ», «техно-электронный документ», «ценность документа» и некоторые другие вызывают сомнения.

Национальные специалисты по документам традиционно отождествляют термины «система документирования» и «документационная система». Между тем, исходя из общепринятого определения, что документация - это запись информации на материальном носителе по определенным правилам, следует сделать вывод, что в этом случае система документирования ни в коем случае не может быть системой документации. В систему документирования входят не документы, а методы и способы их создания, в зависимости от физических характеристик и формы материального носителя информации, а также особенностей используемых знаков. Другими словами, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией записи информации на материальный носитель. В данном случае к основным системам документирования относятся: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические [2].

Нерешенный вопрос о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов вызвали ряд дискуссий, которые в последнее время разгорелись среди специалистов в области архивного, дипломатического, источниковедческого дела, археографии. Речь, в частности, идет о проблеме превращения документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П. Козлов считает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три фазы существования: создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, архивирование в архиве. И только после описания архивного документа снятие ограничений доступа к нему, например, после превращения его в публичный документ он переходит в четвертую фазу своего существования - как исторический источник [3]. Противники В.П. Козлова, как и многие зарубежные исследователи, считает, что «документ становится историческим источником не после его описания, когда историк склоняется над ним, а с момента его рождения».

Теория изучения ценности документов тесно связана с проблемой превращения документа в исторический источник. Некоторые эксперты справедливо отмечают, что «человеческий» фактор в настоящее время находится за пределами этой теории и «промышленный (как промышленный промоутер) подход к отбору документов для постоянного хранения, не учитывающий отдельного архивиста». Печальные последствия такого подхода известны исследователям истории советского времени. Историков не может устраивать содержание списков и других нормативно-методических документов, которыми руководствуются сотрудники дошкольных учреждений и архивисты при выборе документов для хранения. В результате практически невозможно найти «живую» информацию о людях в некоторых архивах и архивных фондах (например, УВД).

Общая классификация документов - одна из недостаточно изученных теоретических проблем документооборота. Созданные до сих пор классификационные схемы в основном охватывают большие отдельные системы, наборы документов. Что касается общих классификационных схем, то все они еще далеки от совершенства. Еще менее развита классификация документальных систем. Доступные системы классификации в основном охватывают определенные области работы с документами. В частности, в управлении традиционными административными документами системы документации делятся на функциональные (более 40) и корпоративные (ведомственные, отраслевые). В последнее время были предприняты попытки на основе функционально-информационного подхода с учетом происхождения социальной информации «выделить системы документации коммерческой, социально-политической, научно-технической информации, экономическо-финансовой информации». Однако предложенная классификация, хотя и является шагом вперед, на самом деле охватывает только специальную документацию, исключая массовую документированную информацию (эстетическую, религиозную, повседневную и т. д.), а также личные документы (письма, дневники и т. д.). Таким образом, мы должны констатировать, что в настоящее время не существует достаточно проверенных классификаций, охватывающих все разнообразие документов, все их виды, формы, жанры, условия существования в оперативной и ретроспективной среде [2].

Еще одна проблема, требующая особого внимания при управлении теоретической документацией, - это документооборот, который до недавнего времени изучался в основном в рамках конкретных областей и этапов работы с документами. Между тем, глобализация информационных процессов требует большего внимания к изучению документооборота, каналов документооборота, коммуникационных барьеров, объяснения места и роли документальной коммуникации в общей системе социальных коммуникаций.

Как известно, документ - это двойная единица информации и материальный носитель. Однако наличие каждого из этих двух компонентов документа во внешней среде имеет свои особенности. Таким образом, движение документа как материального носителя происходит в трехмерном пространстве и в астрономическом времени, тогда как движение документированной информации происходит в социальном времени и социальном пространстве с разной скоростью, с разными коэффициентами информационного содержания и объемов информации тезауруса для разных получателей. Между тем традиционное управление административным делом практически не решает этой проблемы, сводя перемещение документов во внешней среде к проблемам документооборота и чисто технологических операций, даже при использовании самых современных информационных технологий. Теоретическое управление записями не может обойти проблему обмена документами еще и потому, что его рассмотрение в смежных науках иногда уязвимо для критики. В частности, в информативной книге А.В. Соколова «Общая теория социальной коммуникации», опубликованная в 2002 году, в разделах, посвященных документальной коммуникации, административной, производственно-технической, личной документации, фактически исключена из объекта исследования. Кроме того, пытаясь разделить документальные и электронные сообщения, автор не только не дает четких критериев для этого разделения, но даже не упоминает такой термин и понятие, как электронный документ. В результате получается, что информация, содержащаяся в Интернете или появляющаяся на экранах телевизоров, кажется, не имеет материального носителя. Между тем, проблема электронных документов, их сущности, классификации, подлинности, ценностной экспертизы, защиты от несанкционированного доступа и т. Д. За последние два десятилетия стала одним из важнейших направлений в документоведении [2].

Еще одна важная проблема - взаимосвязь между документоведением и архивоведением.

Предметом как документных, так и архивных исследований является документ. Документация исследует документ в его историческом развитии, схемах его создания, методах создания, принципах организации документации и системах документации. Диспетчер записей «управляет» документом с момента его создания до выполнения функции, для которой он был создан. Затем документ «покидает» оперативную работу, становится администратором ретроспективной информации, включается в файл и по прошествии определенного времени переносится в архивную память и становится объектом исследований и интересов архивоведения.

Поскольку скорость поиска необходимого документа не только в текущий период архивирования, но и в дальнейшем в архиве зависит от группировки документов в первичные комплексы, все вопросы организации работы с документами с момента их классификации и группировки, в некоторых случаях они становятся предметом совместного изучения и развития и документооборота, и архивоведения.

Таким образом, на пути документа от момента его появления до помещения на постоянное хранение в архив он в определенной области является объектом внимания двух научных дисциплин: документоведения и архивоведения.

Изначально документоведение возникло из практических нужд архивного дела с учетом того, что научное систематизирование архивных документальных массивов требует изучения процессов их формирования в делопроизводстве учреждений. Документация в этот период была посвящена историческим аспектам разработки документов, системам документации, истории делопроизводства.

Возникнув в недрах архивоведения, документоведение переняло многие методы изучения документов и первичных комплексов, разработанные архивоведением. Имея дело с системами документации, документоведение не может не учитывать требования к архивным документам, вытекающие из специфики архивного хранения.

Но в науке о документах акцент на изучении документа изменился. Центральными вопросами были изучение стандартов документооборота, проектирование документов и систем документации, их унификация и стандартизация, организация документов в текущей деятельности [4] учреждений.

Один из наиболее обсуждаемых вопросов - проблема стандартизации. При разработке стандартов публичные архивы сотрудничают с архивами исследовательских данных, изучая опыт описания электронных документов, принятых в европейских архивах, таких как датский. Отдельной проблемой в стандартизации является выбор формата обмена информацией [5].

Также существует проблема защиты электронных документов. Есть риск потерять много файлов данных, а некоторые из них уже потеряны. Поскольку происходят быстрые технологические изменения, смена поколений компьютеров, старение магнитных носителей, разработка нового программного обеспечения [5].

Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карты широко используются в документообороте. Но есть ряд вопросов, которые необходимо прояснить, это такие вопросы, как: должна ли быть только компьютерная запись или это возможно для журнальной записи; как обеспечить передачу бумажных документов на исполнение при автоматической регистрации и т. д.

Переход на новые технологии не дает ожидаемого эффекта. Основная причина трудностей, в связи с внедрением автоматизированных дошкольных образовательных учреждений сохраняется недооценка значения дошкольных образовательных учреждений. Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство требует хороших знаний не только в области автоматизации, но и в офисной работе. Комплексная автоматизация требует разработки организационного проекта. Необходимо разработать национальные, законодательные и нормативно-методические акты по автоматизации дошкольных образовательных учреждений [6].

Самая важная, но незначительная проблема - это доступ к документам, содержащим конфиденциальные личные данные. Срок давности такой информации составляет 75 лет с даты создания [7] документа. Но он нарушается. То есть закон есть, а как его соблюдать – нет. Также необходимо увеличить срок предоставления такой информации. Усилить контроль над доступом к таким документам.

Заключение

Документация - молодая наука. На современном этапе он содержит ряд различных проблем как в теоретической, так и в практической части. Всем этим вопросам уделяется большое внимание, проводятся различные обсуждения, проводятся конференции и съезды, на которых обсуждаются эти вопросы. Документооборот не останавливается, он развивается. В то же время старые проблемы решаются и появляются новые.

Список литературы

[1]. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. – С. 148.

[2]. Ларьков, Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе//Документ в меняющемся мире: Материалы первой Всероссийской научно-практической конференции. – С. 7.

[3]. Козлов, В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2005. С.7.

[4]. Кузнецова, Т.В. Проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения: http://bukvi.narod.ru

[5]. Попенко, А.А. Проблема хранения электронных документов на международных конгрессах и конференциях/ А.А. Попенко//Делопроизводство. – 2005. – №1. – С.54-57.

[6]. Кузнецова, Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения/ Т.В. Кузнецова// Делопроизводство. – 2005. – №2. – С.37-39.

[7]. Хмельницкая, О.Е. Персональные данные и актуальные проблемы использования документов/Документ в парадигме дисциплинарного подхода6материалы Второй Всероссийской научно-практ. Конференции.- Томск. – 2006.