Что такое чек-лист и как правильно его использовать?
Считается, что первоначально чек-листы начали использоваться в авиации. Управление самолетом включает в себя ряд выполнения множества сложных операций в определенной последовательности. И без системы напоминаний даже опытный пилот с помощником может ошибиться, а ошибки в таком деле могут нести тотальные последствия. Именно поэтому в качестве дополнительной «страховки» авиаторам на каждый полет предлагается чек-лист. Что это? По сути, список, состоящий из отдельных действий, необходимых к выполнению, в данном случае организованный в правильной последовательности. Так как данный инструмент идеально работает в авиации, его взяли на вооружение и гражданские люди, профессии которых далеки от авиационных.
Кому будут полезны чек-листы и для чего?
Ежедневные системы напоминаний пригодятся любому человеку, желающему повысить личную продуктивность. Тайм-менеджмент - это та область знаний, основные принципы и техники которой одинаково успешно может использовать и руководитель, и начинающий предприниматель и любая домохозяйка. Меняется только конкретика, так как у каждого вида деятельности своя специфика. В стандартном своем варианте чек-лист – это перечень действий и задач. Но если это необходимо, можно составить его в виде списка каких-то отдельных предметов. Многие ведут списки покупок – а это, по сути, тоже чек-листы, так же как и любой кулинарный рецепт, записанный столбиком в виде набора компонентов с рекомендациями по дозировке. Между прочим, практически во всех заведениях общественного питания такие напоминания висят на кухне для поваров, чтобы те могли готовить быстрей, пользуясь подсказками по весу порции и каждого конкретного продукта, используемого в определенном блюде. Чаще всего чек-лист создается для одного человека, но если определенная задача будет решаться группой лиц, список также выручит. В этом случае необходимо разбить дело/конечную цель на подпункты, каждый из которых будет выполнять один сотрудник. Далее каждая задача закрепляется за определенным исполнителем и при необходимости тот расписывает ее для себя поэтапно в личном чек-листе.
Общие правила составления.
Если вы хотите стать продуктивнее и успевать больше без лишней суеты, самое время попробовать составить свой первый чек-лист. Такой план должен иметь четкую структуру и привлекательный внешний вид. Желательно также соблюдать временную последовательность (отказаться от нее можно, если все задачи бессрочные). Избегайте длинных пунктов, желательно, чтобы каждая задача выражалась 3-4 словами, и обязательно используйте глаголы.
Как составить чек-лист, который будет работать? Все просто – выберете удобный для себя формат: бумага, заметка в телефоне или файл на компьютере. Всего у вас должно быть две колонки, в первой будет записан номер и сформулирована сама задача, а во второй – ставится отметка по мере выполнения. Специалисты советуют не вычеркивать сделанные дела, а именно помечать их галочками или крестиками.
Для того чтобы ваши чек-листы действительно начали работать, важно научиться верно формулировать задания. Дела, выполняемые регулярно, можно не расписывать на подпункты, а вот разовые задачи и поручения желательно разбивать на подпункты. Обязательно записывайте все, что вы действительно можете забыть. Для сокращения времени выполнения дел можно также делать в чек-листе и развернутые пометки, к примеру, вносить контактную информацию тех, с кем вы планируете связаться.
Некоторые специалисты по деловому планированию советуют записывать в чек-лист задачи так, как будто они уже выполнены. Соответственно писать не «надо сделать…» а «….сделано!». Это достаточно эффективный, с точки зрения психологии, прием, однако к нему потребуется привыкать некоторое время. Удобно использовать и систему маркировки. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант: текстовыделители, подчеркивание. Но постарайтесь не увлекаться выделением, иначе у вас получится слишком пестрый и яркий чек-лист. Заполнение списка дел следует вести одним цветом, а для выделения используйте не более двух цветов, отмечая действительно самое важное.
Итак, предположим, вы закончили составление своего первого чек-листа. Что же делать дальше? Все просто, теперь самое время внимательно его прочитать и проверить. Во-первых, важно действительно ничего не забыть и не упустить. Во-вторых, во время проверки вы можете что-то скорректировать и дополнить при необходимости. И только если вас все устраивает, можно брать чек-лист в работу. Постарайтесь не забывать своевременно ставить пометки о выполнении дел. Если вам кажется, что создание чек-листов – это долго и сложно, спешим вас разубедить. Для удобства можно хранить некоторые шаблоны, к примеру, списки для сбора вещей в командировку, или основные задания на каждый день (при условии, что они повторяются). В среднем заполнение чек-листа занимает не более 10-15 минут вместе с проверкой, важно только выбрать время, когда вас никто и ничто не будет отвлекать.
Для оптимизации собственной деятельности разработала чек-лист, облегчающий выбор технологии для развития той или иной компетентности
В современном образовании не так давно стали использовать технологию чек-листов. В дошкольном образовании технология чек-листов пока менее популярна. В практике формирования компетентностей моих воспитанников я использую технологию чек-листов, которые помогают каждому ребенку выбрать собственный темп деятельности при выполнении задания, развивать все, описанные мной выше, компетентности. Чек-лист – это перечень пошаговых действий, от привычной инструкции он отличается конкретикой выполняемых операций. Обычно для того, чтобы выполнить задание ребенку нужно полностью прочесть инструкцию и понять ее. Чек-лист предполагает выполнение последовательных действий, которые ребенок может отмечать самостоятельно. Отмечая пункты из списка, формируется наглядность процесса выполнения задания, можно увидеть прогресс выполнения работы. Основной смысл чек-листа состоит в том, что пошаговое выполнение операций не дает допустить ошибку в заданном действии и обеспечивает выполнение цели. Внедрить в практику работы чек-листы просто, а эффект получаемый от этого способа взаимодействия с воспитанниками не оценим, чек-лист позволяет передать полный контроль за выполнением задания самому дошкольнику, снимает необходимость применения дополнительных инструментов управления вовлеченностью, позволяет сократить количество ошибок в самых разных вариантах деятельности.
Правила составление чек-листа
1. Один пункт-одна операция
2. Пункты написаны в утвердительной форме
3. Оптимальное количество пунктов до 20
Алгоритм создания чек – листа:
Сформулируйте основную цель деятельность;
Выявите риски, ответьте на вопрос о том, что может пойти не так;
Составьте пункты чек-листа таким образом, чтобы они были последовательными, логично продолжали друг друга, обязательными к выполнению;
Пункты чек – листа должны формулироваться в утвердительной форме;
В чек – листе не должно быть больше 20 пунктов, это связано с возможностью удерживать внимание на объектах;
Проверьте чек-лист;
Оформите чек-лист привлекательно и наглядно.
Типы чек-листов:
Пошаговые процедуры. Такой чек-лист поможет пройти по этапам сложной процедуры и свести к минимуму количество ошибок.
Оценка. Такой чек-лист позволяет оценить ситуацию, явление и тд.
Устранение неисправностей. Чек-лист можно использовать для поиска технических или механических ошибок. В нем перечислены способы решения проблем, которые встречаются чаще всего.
Наблюдение. Такой чек-лист определяет возможные варианты поведения, которые может отметить наблюдатель, пытаясь понять, как кто-либо выполняет задачу или реагирует на те или иные ситуации.
Чек-лист к игре рисуем дом. Для создания чек-листов использую графический редактор Canva.com
